プロジェクト管理の手順メリットとは?

プロジェクト管理ってなに?

PCを操作する人

ゴールまでの道程がわかる!

プロジェクト管理のためにはツールを使うこともあります。しかし、まずは目標達成に向けて行わなければいけないことを抑えておくことが必要です。目標までの道程を工程に分解することで、達成への道を迷わず進めることができます。わかりやすく言うと、工程手順です。

一人一人の作業を明確化することができる。

実際に目標達成するためには、小さなことを一つ一つクリアする必要があります。クリアする項目を明確化することで個人がいま何をすれば良いのかしっかり把握することができます。なので目標達成の道を迷うことがありません。

作業の進み具合がわかる!

作業の進みが悪いことがあります。天候であったり、人が少なかったりと様々な問題が出てきます。そうなると作業効率も悪くなるばかりです。その時にプロジェクト管理を徹底しておけば、どうすればリカベリーできるのかわかります。

目的意識が高まり、皆でプロジェクト達成できる。

何と言ってもプロジェクト管理のメリットは目標達成の意識を皆高めることができることです。グループ分けした工程を皆でどれくらい進んでいるのか、どのくらいで目標達成できるのかが明確化されているので自ずと目標達成を目指す意識が高まるのです。

プロジェクト管理の手順をBBQに例えて説明!

目的をしっかり決める!

目的は遊びでも仕事でも必要なことです。プロジェクト管理をBBQでわかりやすく説明しましょう。まず最初に行なうことは目的を決めること。ここではBBQをすることが目的とします。目的が曖昧だと、プロジェクト管理もできません。

必要な行動を決める!

次に必要な行動を決めます。BBQをで例えると、場所探し、買い出し、車が必要なら車の手配などにわけられます。このように行動をわけることで、目的に一歩ずつ近づけるのです。

行動をグループ分けする

行動が決まれば、グループわけをしましょう。買い出し班、場所探し班などです。決めた行動を更に細分化しましょう。買い出し班なら、肉や野菜担当、BBQに必要な炭やBBQに必要な道具。場所決め班なら場所確保、もしくは予約、車が必要なら手配。あとは連絡担当など、行動を細分化することで行動の目安が作りやすく、またグループの進捗状況も確認しやすくなります。

進み具合の把握をする

どんなことでも進み具合の確認は重要でしょう。例えば場所取りは完了したけど、食材買い出し班が進んでいないと言った、どこかが遅れている場合は放置するのではなく、ヘルプで何名か送り出すことが必要です。そうすることで、遅れが出ている場所も人が増え進み具合もスムーズにさせることができます。

目的達成できる

手順をしっかり通ることで目的達成であるBBQすることができます。この成功はその日限りではなく、次のBBQやイベントを成功するために必要なことなので、どうして達成できたのか振り返ることも必要です。そうすることで新たな気付きや改善点、今後の目的も決まります。